Eficiencia e inmediatez de información
Casos de éxito
Karim Darwich
6/10/2024

Eficiencia e inmediatez de información

Conoce el caso de éxito de uno de los supermercados más grandes del Norte de México con más de 100 tiendas a nivel regional. 

La mayoría de empresas que administran múltiples sucursales, enfrentan retos de estandarización y control. Llevar la experiencia de su marca a través de todas sus sucursales se vuelve un reto complejo, mismo que se hace exponencialmente complicado, con la adición de nuevas sucursales. 

Existen sistemas de gestión, procesos, entrenamientos, supervisión y auditorías que buscan validar la ejecución de la operación en apego a los procesos y estándares de la compañía, éstas entre otras medidas, han demostrado eficacia en la búsqueda de la excelencia operacional. 

Sin embargo el esfuerzo tanto en personas como en procesamiento de información para recabar estos datos, de manera constante, consistente y a través de toda la organización, es significativo. De ahí la importancia del uso de la tecnología. 

Principales retos

La empresa tenía un sistema de gestión estructurado y definido donde realizaban las auditorías y el levantamiento de información de manera manual en hojas impresas y con formatos de excel. 

Tenían procesos extensos de auditoría que les toma todo una semana levantando datos y validando procesos para posteriormente consolidar la información y generar un reporte extensivo de resultados y plan de acción. Este proceso les  llevaba al menos 4 días hábiles posteriores a finalizar el levantamiento. 

Uno de los principales retos fue el tiempo excesivo que les tomaba a los auditores en la consolidación de los resultados, al menos tardaban un día en vaciar toda la información a los concentrados de excel. 

Otro inconveniente con un impacto más profundo en la operación, es la falta de rapidez en la respuesta sobre las áreas de oportunidad así como la claridad y visibilidad sobre el avance de las tareas asignadas.

Además el tiempo adicional que les tomaba en crear reportes manualmente con el formato e información requerida, dejando a un lado actividades de mayor valor para la operación, cómo el seguimiento a la corrección de incumplimientos y áreas de oportunidad.

Implementación Binnacle

Cuando se decidió implementar Binnacle se definió un líder de proyecto con el cual en conjunto creamos un plan de trabajo para digitalizar los procesos con enfoque a los que mayor impacto podrían tener a corto plazo así como visibilidad de cuáles serían las siguientes acciones de acuerdo a la prioridad establecida.

Comenzamos a implementar binnacle en el área de auditoría donde la participación de los líderes de área (Directores), aceleró y garantizó el éxito del proyecto.

Dentro del proceso definimos los roles de trabajo, los checklist que se utilizarán para las revisiones digitales, en menos de 3 semanas comenzamos la capacitación a todos los usuarios.

Retos de la adopción digital

Durante la primera etapa, la resistencia de los participantes (operativos) por la percepción de vigilancia a distancia y la resistencia a cambiar por un modelo digital, falta de familiaridad con la plataforma, aunado al sentimiento de que era una actividad adicional a su rutina, “una cosa más que hacer”.

Cambio de la operación

La primera etapa de implementación fue la que presentó mayor dudas sobre el uso de la plataforma.

En la primera revisión de los reportes vieron resultados positivos, lo que alentó el uso  y expresaron la facilidad y reducción de tiempo en la generación de reportes, transcripción, captura de datos, etc. lo que redujo la resistencia al uso de binnacle.

La visibilidad e inmediatez de la información fue uno de los cambios mejor recibidos por la supervisión.

Beneficios

Entre los principales beneficios que obtuvo la cadena de supermercados al adoptar una herramienta digital fue la estandarización de los procesos establecidos de auditoría y operaciones y la eliminación del tiempo de captura y generación de reportes de resultados. Además de obtener certificaciones externas, lo que generó un beneficio directo a la empresa en términos económicos y el reconocimiento de la marca como innovadora en sus procesos. 

Proceso de adopción de Binnacle dentro de la empresa

La implementación de Binnacle en la empresa, inició con el área de Auditoría interna, donde se digitalizaron los checklist de revisión y se generó un reporte consolidado de manera con envío automatizado vía correo electrónico. Durante está implementación, participaron los gerentes de cada supermercado para dar seguimiento a las áreas de oportunidad resultantes de las auditorías. Esto permitió que de manera orgánica se incorporarán las actividades del área de operaciones cómo las verificaciones diarias de apertura y cierre, visitas de supervisores, entre otras.